CASE 3: Dollar General

1. Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be specific

                สำหรับการใช้ระบบ IT เก่าของ Dollar General ในสภาวะที่บริษัทมีการขยายสาขาอย่างต่อเนื่องนั้น ถือว่ายังคงใช้ได้ แต่จะพบกับปัญหาที่ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานภายในไม่สามารถทำได้เต็มที่ ดังต่อไปนี้

-          ปัญหาด้านภาษี เนื่องจากการคำนวณภาษีของแต่ละรัฐในสหรัฐอเมริกามีความแตกต่างกัน ดังนั้นการที่ Dollar General เปิดสาขาอยู่ทั่วประเทศมากถึง 35 รัฐนั้น ทำให้ระบบ IT เก่าไม่สามารถตอบสนองการใช้งานด้านนี้ได้

-          ปัญหาเอกสารการสั่งซื้อ เนื่องจากการขยายสาขาของ Dollar General เป็นไปอย่างรวดเร็ว ส่งผลโดยตรงให้ยอดการสั่งซื้อสินค้าจากสาขาต่างๆ มีปริมาณที่เพิ่มมากขึ้น อีกทั้งระบบ IT ยังไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลของทุกสาขาเข้าด้วยกันได้ ส่งผลให้การทำงานเป็นไปอย่างล่าช้า และมีต้นทุนที่เพิ่มมากขึ้นในที่สุด

-          ปัญหาการใช้ระบบ Manual การที่ข้อมูลมีเพิ่มมากขึ้น แต่ยังคงใช้ระบบ Manual ในกระบวนการต่างๆ อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

2. The new system cost several million dollars. Why in your opinion, was it necessary to install it?

                ถึงแม้ Dollar General จะเป็นบริษัทขนาดไม่ใหญ่มาก แต่ก็มีอนาคตที่สดใส สามารถสังเกตได้จากจำนวนสาขาที่เพิ่มขึ้นเป็น  2 เท่า จากปี 1996 จนถึง 2002 และจากการที่มีสาขาเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วนี้เองที่ทำให้ระบบการทำงานของบริษัทยุ่งยากมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีความซับซ้อนของการจัดการ และต้นทุนในการบริหารจัดการก็เพิ่มมากขึ้นด้วยเช่นกัน ดังนั้นการที่ Dollar General ลงทุนในเรื่องของระบบ IT จึงถือว่าเป็นความคุ้มค่าเป็นอย่างมาก อีกทั้งทางบริษัทเองก็รู้จักเลือกที่จะลงทุนเป็นครั้งคราว เลือกที่จะลงทุนเฉพาะส่วนที่สำคัญก่อนเท่านั้น

3. Lawson Software Smart Notification Software (Lawson.com) is being considered by Dollar Genaral. Find information about about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Smart Notification Software เป็น Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลข้อมูลที่มีปริมาณมากในระบบนั้นให้เหลือเพียงข้อมูลที่มีความจำเป็นเท่านั้น โดยเป็น software ที่สามารถใช้ประมวลผล จัดการ และเชื่อมโยงข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ทำให้สามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้ นอกจากนี้พนักงานแต่ละคนยังสามารถเลือกใช้ข้อมูลที่ตนเองต้องการได้อีกด้วย อีกทั้งตัวระบบยังมีความยืดหยุ่นสูง ผู้ใช้สามารถเลือกปรับเปลี่ยน Application ต่างๆ ให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของตนเองได้

                ซึ่งผมคิดว่า Software นี้เหมาะสมกับ Dollar General เป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเรื่องความยืดหยุ่นของโปรแกรมที่สามารถปรับได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กร ซึ่งเหมาะตรงที่ภาษีของแต่ละรัฐไม่เท่ากันทำให้แต่ก่อนเป็นปัญหาในระบบการจัดการ

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or Why not?

Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ภายในองค์กร ทั้งในเรื่องของการบริหารงาน, การบริหารทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญของServices Automation ได้แก่

- Opportunity management ช่วยในการจัดการพยากรณ์รายได้ในองค์กร

- Project Management ช่วยวิเคราะห์การลงทุนหรือโอกาสในการลงทุนเชิงกลยุทธ์

- Resource Management ช่วยวิเคราะห์ความเพียงพอของทรัพยากรที่มี และการบริหารทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด           

สำหรับความคิดส่วนตัวของผม ผมคิดว่าหาก Dollar General นำระบบ Service Automation มาใช้ร่วมกับระบบ IT ที่ใช้ในปัจจุบัน จะช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากสามารถพยากรณ์รายได้ในองค์กร วิเคราะห์การลงทุนหรือโอกาสต่างๆในการลงทุน อีกทั้งความสามารถในการบริหารทรัพยากร ซึ่งสิ่งเหล่านี้เองที่จะมาร่วมเสริมสร้างจุดแข็งให้กับบริษัทมากยิ่งขึ้น

คาบ 3 AI613

                เนื่องจากปัจจุบันเทคโนโลยีต่างๆ ถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้มีราคาการจัดจำหน่ายที่ถูกลง ประชาชนจึงมีสิทธิที่จะใช้เทคโนโลยีมากขึ้น ส่งผลให้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือต่างๆในชีวิตประจำวันมากยิ่งขึ้น ซึ่งวงการธุรกิจเองก็นำเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงานเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเช่นกัน

Transaction process system (TPS)

                TPS หรือ ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่มีลักษณะซ้ำซ้อนกัน เช่น รายการขาย รายได้ ประมาณสินค้าคงเหลือ เป็นต้น โดย TPS ทำหน้าที่รวบรวม Transaction ที่เกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงานหรือองค์กร หลังจากนั้นก็จัดระเบียบรายการการเปลี่ยนแปลง ทำให้ระบบนี้เป็นระบบพื้นฐานที่มีความสำคัญมากต่อการดำเนินงานขององค์กร

คุณสมบัติ TPS

1.  Reliability

2.  Standardization

3.  Controlled access

ลักษณะ

1. ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

2. แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มากจากภายใน เพื่อตอบสนองผู้ใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก

3. การประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินงานเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ

4. ไม่ซับซ้อนในการคำนวณมากนัก

5. ความซับซ้อนของเทคโนโลยีมีน้อย

6. มีการรักษาความปลอดภัย และรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

7. มีความน่าเชื่อถือสูง

วงจรของการประมวลผล

1.       Data entry บันทึกข้อมูลเบื้องต้นเป็นขั้นตอนในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ  เช่น POS ในร้านสะดวกซื้อ

2.       Transaction processing สำหรับระบบการประมวลผลนั้น มี 2 ลักษณะดังนี้

- Real time ข้อมูลถูกประมวลผลในทันที/ online/require high fault tolerant             

- Batch ข้อมูลถูกรวบรวมไว้แล้วทำการประมวลผลตามเวลาที่กำหนด

3.       Data base updating  การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล

4.       Document report จัดพิมพ์รายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ ใบสั่งซื้อสินค้า ใบรายการขาย ใบแสดงสถานะของลูกค้า

5.       Inquiring processing สอบถามข้อมูลจากผู้ใช้ผ่านอินเทอร์เน็ต เว็บบราวเซอร์ ตลอดทั้งระบบจัดการฐานข้อมูล  นำเสนอในรูปแบบเอกสารสำหรับพิมพ์ หรือแสดงออกมาทางหน้าจอ 

E-Procurement  

เป็นระบบการสั่งซื้อของสำนักงาน ระหว่างบริษัทกับบริษัท เช่น บริษัท ทิสโก้ ใช้บริการ E-Procurement  สำหรับการจัดซื้อของจาก Office Mate เนื่องจากสะดวก ไม่ซับซ้อน ใช้งานง่าย ประหยัดรายจ่าย

Case Study:

Radio Frequency Identification: RFID

RFID คือระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติ Auto- ID แบบไร้สาย ซึ่งเป็นวิธีการระบุเอกลักษณ์วัตถุหรือตัวบุคคล โดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ ซึ่งมีขีดความสามารถในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระดับที่น่าเชื่อถือ ซึ่งต่างจาก Barcode ที่ใช้คลื่นแสง ซึ่งปัจจุบันถูกใช้อย่างแพร่หลายในการดำเนินธุรกิจ เช่น ระบบ track and trace ของการส่งสินค้า บัตรรถไฟฟ้า หรือใช้ในการช่วยชำระสินค้าโดยไม่ต้องใช้ barcode เป็นต้น โดยระบบ RFID ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

1. TAG มี 2 แบบคือ passive และ active แต่ active จะมีความสามารถในการส่งข้อมูลได้ดีกว่า

2. Reader ทำหน้าที่แปลผลข้อมูล

Speed recognition

Speech Recognition เป็นโปรแกรมที่ใช้แปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความตัวอักษร โดยสามารถเข้าใจคำพูดได้ถูกต้องเกือบ 100% โดยน้ำเสียงและ ลักษณะการพูดไม่ส่งผลต่อการแปลความ ซึ่งมักใช้ในอุตสาหกรรม Health care ทหาร หรือระบบนักบิน โดยเป็นที่นิยมมากในต่างประเทศ แต่ในไทยยังไม่แพร่หลายมากนัก

Virtualization 
                Virtualization คือ เทคโนโลยีที่ทำให้ Server สามารถมีระบบปฎิบัติการได้มากกว่า 1 ระบบ โดยมีการสร้าง Layer ของการเชื่อมต่อระหว่างฮาร์ดแวร์กับระบบปฎิบัติการขึ้นมา เรียกว่า Hypervisor หรือ Virtual Machine Monitor (VMM) เพื่อทำให้การบริหารจัดการระบบปฎิบัติการถูกใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลดค่าใช้จ่ายในการซื้อ server และช่วยให้สามารถใช้งานเครื่องแม่ข่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการบริหารจัดการระบบที่ดีขึ้นด้วย

ข้อดีของ Virtualization

1.       ลดปริมาณการใช้เครื่องแม่ข่าย ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา และพื้นที่จัดเก็บ

2.       สามารถเลือกใช้ระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย

3.       อำนวยความสะดวก และปลอดภัยในการดูแลข้อมูลขององค์กร

4.       มีความคล่องตัว สามารถรองรับ application ใหม่ๆ

ข้อเสียของ Virtualization

1.       ต้องเสียทรัพยากรบางส่วนในการสร้าง layer

2.       การซ่อมแซมค่อนข้างลำบาง เพราะว่าเป็นเทคโนโลยีใหม่ยังไม่ค่อยมีคนใช้

Forensic accounting

การบัญชีสืบสวน เป็นการใช้ทักษะด้านบัญชีหรือการเงินในการสืบสวนและสอบสวนข้อมูลทางการเงินเพื่อพิสูจน์หรือหาหลักฐานเกี่ยวกับการทุจริต แบ่งออกเป็น

-          Fraud auditing ที่สืบสวนการทุจริตโดยเฉพาะ 

-          Investigative accounting สอบทานเอกสาร หรือข้อมูลทางการเงินเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง

รูปแบบของการทุจริตผ่าน IT

1.       การฉ้อโกงโดยใช้ระบบคอม

2.       การทำเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบคอม

3.       การทำลายระบบคอม เช่น การส่งข้อมูลรบกวน

ตัวอย่างวิธีในการทำทุจริต

1.       การปลอมแปลงอีเมล์ หรือ เวปไซต์

2.       การปลอมแปลงหมายเลข IP เพื่อเข้าไปในเครือข่ายนั้น

3.       การดักฟังข้อมูล หรือขโมยข้อมูลระหว่างทาง

4.       Salami technique คือ โกงข้อมูลในด้านตัวเลข เช่น จุดทศนิยม  และอื่นๆ

CASE: FEDEX

1.       Identify the network cited in this case

Fedex ธุรกิจบริการจัดส่งสินค้าทั่วโลกกว่า 220 ประเทศ โดยให้คำมั่นสัญญากับลูกค้าว่า จะสามารถจัดส่งได้ภายในเวลา 24-48 ชั่วโมง ด้วยหลักการที่ว่า “Fast, Reliable and affordable overnight deliveries.” ทำให้ Fedex ต้องมีการจัดการโครงสร้างระบบโดยนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ซึ่งระบบโครงสร้างเทคโนโลยีของ Fedex มีดังนี้

-            Virtual private network: VPN คือ เครือข่ายที่มีการติดต่อเชื่อมโยงโดยอาศัยเส้นทางจากเครือข่ายสาธารณะใน การเชื่อมต่อกัน แต่เครือข่ายชนิดนี้จะเชื่อมต่อกันได้ภายในองค์กรเดียวกันเท่านั้น การส่งข้อมูลที่เป็นเครือข่ายส่วนตัว (Private Network) จะมีการเข้ารหัสแพ็กเก็ตก่อนการส่ง เพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูล และส่งข้อมูลไปตามเส้นทางที่สร้างขึ้นเสมือนกับอุโมงค์ที่อยู่ภายในเครือข่ายสาธารณะ (Public Network)

-            Internet คือ ระบบเครือข่ายสาธารณะ (Public Network) ที่ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อจากเครือข่ายหนึ่งไปยังอีกเครือข่ายหนึ่งได้

-            Leased-line คือ เครือข่ายส่วนบุคคล ใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารด้วยเทคโนโลยีใยแก้วนำแสงรับ-ส่งสัญญาณ ภาพ เสียง และข้อมูล ระหว่างสถานที่ 2 แห่ง สามารถติดต่อถึงกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ และปลอดภัยจากการละเมิดข้อมูล และยังสามารถเลือกใช้ความเร็ว ในการรับ-ส่งได้ตามความต้องการและลักษณะการใช้งานตั้งแต่ความเร็ว 9.6 Kbps จนถึงความเร็ว 155 Mbps ตามมาตรฐานของ ITU

-            Value-added network: VAN คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ให้ บริการนอกเหนือไปจากการเป็นช่องทางส่งข้อมูลธรรมดา เช่นให้บริการอีเมลล์ เมลลลิ่งลิสต์ และมีเครื่องมือเข้าใช้ข้อมูล เช่น โกเฟอร์เวิลด์ไวด์เว็บและเวย์ส

2.       How does IT improve the performance of Fedex?

หลักจากที่ Fedex ได้นำเทคโลโนยีต่างๆ เข้ามาช่วยในระบบการจัดการทั้งหมดแล้ว พบว่าเทคโนลีต่างๆ ช่วยให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งในส่วนของการขายและ Supply Chain โดยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนระหว่างการติดต่อประสานงานระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งส่งผลให้มีต้นทุนลดลงและวงจรของการสั่งสินค้าของ Fedex ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

3.       In what ways are personalization and customization provided?

Fedex ใช้ระบบ Fedex Direct Link ช่วยให้การจัดการระบบสั่งสินค้าและขนส่งสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วย เช่น FedEx ShipAPI ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้บริโภคสามารถเลือกสั่งซื้อสินค้าจาก Catalogue Online ที่ตนเองต้องการ รวมทั้งยังสามารถกำหนัดสถานที่และเวลาที่ต้องการรับสินค้าได้อีกด้วย

4.       What are the benefits to the customers?

นอกจาก Fedex จะได้ประโยชน์จากการที่นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในระบบการจัดการต่างๆ แล้ว ผู้บริโภคที่ใช้บริการ Fedex เองก็ได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีต่างๆ เช่นกัน โดยผู้บริโภคจะสามารถสั่งสินค้า Online ได้ ซึ่งส่งผลให้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังมีความเชื่อมั่นในตัวระบบมากขึ้นด้วย เนื่องจากระบบจะมีความเสถียรและความรวดเร็วในการประมวลผลมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้สำหรับบางธุรกิจที่ต้องอาศัยระบบการขนส่ง แต่ไม่มีเงินทุนหรือทรัพยากรมากพอ ก็สามารถ Outsource Fedex ได้เช่นกัน