AI613: คาบ 5
Productivity Paradox
Productivity Paradox คือ ความขัดแย้งของการลงทุนระบบเทคโนโลยี เนื่องจากการลงทุนในระบบ IT จำเป็นต้องใช้เวลานานกว่าจะได้รับผลลัพธ์คืน และมีปัจจัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การใช้งบประมาณลงทุนในระบบ IT อาจต้องลดงบประมาณในส่วนของการตลาดลง ทำให้ยอดขายโดยรวมอาจเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเท่านั้น ทั้งๆ ที่ความเป็นจริงกระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น อีกทั้งการลงทุนในระบบ IT เองยังมีตัวชี้วัดที่เป็น Intangible จึงทำการวัดผลได้ยาก นอกจากนี้ประโยชน์ที่ได้รับจริงๆอาจจะไม่เท่ากับที่คาดการไว้เนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น กฎหมายมีการเปลี่ยนแปลง หรือการที่เกิดภาวะวิกฤตเศรษฐกิจขึ้น เป็นต้น
อย่างไรก็ตามถึงแม้การลงทุนในระบบ IT จะมีปัญหาหรือข้อขัดแย้งมากมายแต่การลงทุนในระบบ IT ก็มีข้อดีทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยสามารถสรุปได้ดังนี้
Direct Impact: สามารถเพิ่มผลิต ลดต้นทุน ทำให้ได้กำไรมากขึ้น
Second Order Impact: ทำให้ภาพลักษณ์องค์กรดีขึ้น
Justify IT Investment
การพิจารณาเลือกการลงทุนในระ IT ต้องใช้งบประมาณในการลงทุนส่วนใหญ่ค่อนข้างสูง เนื่องจากเป็นการลงทุนทั้งระบบ แต่กลับมีผลลัพธ์ที่ตอบรับในระยะยาวทำให้เกิดเป็น Productivity Paradox ดังนั้นเราจึงควรทำการวิเคราะห์ปัจจัยด้านต่างๆ ก่อนที่เราจะลงทุน ดังนี้
1. Financial: อาจใช้วิธีการ Cost and Benefit Analysis เพื่อวิเคราะห์ถึงความคุ้มค่าในการลงทุน
2. Environment: วิเคราะห์ถึงสภาพแวดล้อมต่างๆ รอบองค์กร ไม่ว่าจะเป็น กฎหมาย ลักษณะการเปลี่ยนแปลงของกลุ่มลูกค้า เทคโนโลยี หรือสภาพสังคมโดยรวม
โดยขั้นตอนของการเลือกลงทุนในระบบ IT มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกเครื่องมือวัดผลที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
2. ประเมินผลให้สามารถเข้าใจง่าย และเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อยืนยัน
3. คำนวณหาทางเลือกต่างๆ รวมถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการลงทุนในระบบ IT
4. ประเมินว่าระบบ IT ที่จะลงทุนสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่
5. ประเมินต้นทุนให้ถูกต้อง และติดต่อประสานงานให้ดี โดยมีระบบควบคุมต่างๆ
Advances Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics
สำหรับการเลือกใช้วิธีการประเมินทางเลือกในการลงทุนระบบ IT มีมากมาย โดยมีตัวอย่างดังนี้
สำหรับการเลือกใช้วิธีการประเมินทางเลือกในการลงทุนระบบ IT มีมากมาย โดยมีตัวอย่างดังนี้
- Business case ทำเป็นเอกสารประเมินทางเลือกของ IT เน้นให้เห็นมุมมองหลายแง่มุม
- Total cost (and benefit) of ownership คำนวณต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งต้นทุนแบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือ acquisition cost, operation cost และ control cost
- Benchmarks เทียบกับคนที่ดีที่สุด, คนที่อยู่ตรงกลาง และคนที่อยู่ท้ายสุดของอุตสาหกรรมฺ
- Balance scorecard การวัดจากมุมมอง 4 มิติ ซึ่งแต่ละมุมมองจะต้องมีการกำหนดเป้าหมาย (KPIs) ที่ชัดเจน และสอดคล้องกับ mission, vision ขององค์กร ดังนี้
o Financial perspectives การเพิ่มขึ้นของกำไร รายได้ ต้นทุน
o Customer perspectives ความพอใจของลูกค้า
o Internal process perspectives ประสิทธิภาพในของขั้นตอนการดำเนินงาน
o Learning and growth perspectives ทัศนคติ ทักษะ ของพนักงาน
Economic Aspects of IT and Web-Based System
การใช้ Web-based ในการดำเนินงานมีผลกระทบต่อการวิเคราะห์ cost-benefit กล่าวคือจะสามารถช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานลงได้ แต่ก็ต้องมีการประเมินอย่างรอบคอบว่าการใช้ E-Commerce นั้นไม่ใช่เป็นเพราะต้องการมีหน้าร้านใน Internet เท่านั้น แต่ก็ต้องมีระบบรองรับด้านหลังที่สนับสนุน
โดยการใช้ Web-based นี้จะทำให้ต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าลดลงเรื่อยๆ ต่างจากการขายแบบเดิมที่ ณ จุดหนึ่งหลังจากต้นทุนลดลงจนถึงขีดสุดแล้วก็จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
ค่าใช้จ่ายด้าน IT นั้นมีวิธีการแบ่งผู้รับผิดชอบออกเป็น 2 แบบ คือ ส่วนกลาง(คิดเป็น Overhead) และ ผู้ใช้จริง โดยคิดตามปริมาณที่ใช้ (Chargeback) ซึ่งการให้ผู้ใช้เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้นจะทำให้สามารถจัดการทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม และวางแนวทางในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรมได้อีกด้วย
โดยการใช้ Web-based นี้จะทำให้ต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าลดลงเรื่อยๆ ต่างจากการขายแบบเดิมที่ ณ จุดหนึ่งหลังจากต้นทุนลดลงจนถึงขีดสุดแล้วก็จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
ค่าใช้จ่ายด้าน IT นั้นมีวิธีการแบ่งผู้รับผิดชอบออกเป็น 2 แบบ คือ ส่วนกลาง(คิดเป็น Overhead) และ ผู้ใช้จริง โดยคิดตามปริมาณที่ใช้ (Chargeback) ซึ่งการให้ผู้ใช้เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้นจะทำให้สามารถจัดการทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม และวางแนวทางในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรมได้อีกด้วย
โดยลักษณะของการนำระบบ IT มาใช้ในทางธุรกิจมีดังนี้
- E-commerce ช่วยให้กิจการมียอดขายมากขึ้น ทำให้การผลิตเกิด Economies of scale และมีต้นทุนลดลง อย่างไรก็ตาม E-commerce มีข้อเสียคือ อาจเป็นการดึงดูดคู่แข่งเข้าสู่การแข่งขันในด้านนี้มาก
- E-Procurement Metrics วัดว่าเอา IT มาใช้แล้วดีหรือไม่ดี ทำให้ purchase order processing time ลดลง เช่น เลือก suppliers, ส่ง order, ออก P.O., ส่งสินค้าได้ตรงเวลา ,ลูกค้าปฏิเสธการรับสินค้าลดลง
- CRM อาจดูจากยอดขายว่าเพิ่มขึ้นหรือไม่ บริการได้รวดเร็วขึ้นหรือไม่
- E-commerce เป็น web-based systems แต่การลงทุนควรเป็นเพราะว่าเป็นการสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร ไม่ใช่มีเว็บเพื่อเป็นไปตาม trend สมัยที่ .com boom
Managerial Issues
\ ปัจจัยในการบริหารที่ต้องคำนึงสำหรับการลงทุนในระบบ IT มีด้วยกัน 7 ข้อ ดังนี้
1. Constant growth and change – ต้องพร้อมที่จะรับความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของ IT
2. Shift from tangible to intangible benefits –ปรับเปลี่ยนน้ำหนักความสำคัญจากด้านการงานเพียงด้านเดียวเป็นด้านคุณภาพด้วย
3. Not a sure thing – ต้องมีการวัดอย่างสม่ำเสมอว่าสิ่งที่ใช้อยู่นั้นยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับองค์กรอยู่หรือไม่ เพราะเมื่อมีเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามา อาจส่งผลกระทบให้ ของเดิมนั้น ไม่เหมาะกับองค์กรก็เป็นได้
4. Chargeback มองหาวิธีในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรม
5. Risk – พิจารณาถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ ซึ่งต้องมีการจัดลำดับความสำคัญและเตรียมวิธีจัดการกับความเสี่ยงนั้นได้
6. How to measure the value of IT investment?– สรรหาวิธีใช้วัดผลว่าวิธีไหนเหมาะสมมากที่สุด
7. Who should conduct a justification? – ควรตัดสินใจว่าจะเลือกระบบ IT แบบไหนซึ่งแต่เดิมจะเป็นความรับผิดชอบของผ่ายการเงินแต่ปัจจุบันนั้นจะเป็น Steering Committee และยังมีผู้เชี่ยวชาญจากภายน้อง
แมนรัตน์ กิตติวราภรณ์
ID: 5202115100
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น